ثبت شرکت و برند ، ثبت تغییرات شرکت و رتبه بندی ثبت شرکت ، ثبت برند ، ثبت تغییرات شرکت و رتبه بندی شرکت ، اخذ رتبه
تمدید هیئت مدیره و بازرسین
اعضای هر شرکت تجاری و غیرتجاری پس از مدتی ممکن است برای تعویض یا تمدید هیئت مدیره و بازرسین تصمیم‌گیری نمایند. این امر به دلیل الزام قانونی یا توافق اعضا رخ می‌دهد. در قانون ثبت شرکت‌ها برای برخی از انواع شرکت، محدوده زمانی مشخصی برای تصدی افراد در سمت هیئت مدیره و یا بازرس شرکت مشخص شده است. ولی در برخی از شرکت‌ها محدودیتی در این زمینه وجود ندارد. در نتیجه چنین تغییراتی منوط به تصمیم‌گیری اعضای شرکت است.
تغییرات سمت اعضا در شرکت سهامی خاص
در شرکت سهامی خاص انتخاب هیئت مدیره تنها برای دو سال و انتخاب بازرسین تنها یک سال اعتبار دارد. پس از این مدت باید تمدید یا تعویض سمت‌ها با ثبت صورت‌جلسه رسمی انجام شود. به جهت قوانین موجود در زمینه اختیارات هیئت مدیره شرکت، تأخیر در این موضوع به صلاح شرکت نیست. بنابراین بهتر است با رعایت مواد قانونی هرچه سریع‌تر نسبت به تشکیل جلسه رسمی و تصمیم‌گیری در مورد تعویض یا تمدید هیئت مدیره و بازرسین اقدام شود.
تغییرات سمت اعضا در شرکت با مسئولیت محدود
قانون خاصی برای تعیین زمان برای دوره مدیریت اعضای شرکت وجود ندارد. به عبارت دیگر انتصاب اعضا در شرکت با مسئولیت محدود می‌تواند بر حسب تصمیم اعضا مدت‌دار یا فاقد زمان مشخص باشد. بنابراین اعضا و شرکای شرکت بامسئولیت محدود هر زمان که بخواهند می‌توانند برای تغییر هیئت مدیره اقدام کنند. تنها تشکیل جلسه رسمی با حضور اعضای شرکت و ثبت صورت‌جلسه در این زمینه ضرورت دارد.
عدم تمدید هیئت مدیره در زمان مقرر
همانطور که گفته شد در شرکت‌های سهامی خاص زمان مشخصی برای تصدی اعضای شرکت تعیین شده است. حال اگر به هر دلیلی تمدید یا تعویض هیئت مدیره به تعویق افتد چه کسی مسئول خواهد بود؟ مطابق قانون، تا زمانی که اعضای جدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت به طور رسمی انتخاب نشده‌اند اعضای قبلی در مقابل شخص ثالث مسئول خواهند بود. در نتیجه پایان زمان مسئولیت، سبب سلب مسئولیت از مدیران شرکت نمی‌شود. البته بهتر است در زمان مقرر برای تعیین هیئت مدیره و بازرسین تصمیم‌گیری شود. زیرا در مراجعه به بانک، شرکت بیمه و یا شرکت در مزایدات و مناقصات و عقد قرارداد با مشکل روبرو خواهند شد. در تمام این موارد آگهی آخرین تغییرات شرکت در روزنامه رسمی باید ارائه شود.
نکات مهم تمدید هیئت مدیره و بازرسین
قانون‌گذار مهلت ۱۸-۱۲ روز کاری برای تشکیل جلسه و تصمیم‌گیری در مورد تمدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت در نظر گرفته است. این مهلت در واقع به این سبب در نظر گرفته شده که حتی‌الامکان تمامی اعضای شرکت و سهام‌داران در جلسه مذکور حاضر شوند. البته اگر مشکلی در این زمینه وجود نداشته باشد نیازی نیست این کار به تأخیر بیافتد و در اسرع وقت باید برای اجرای آن اقدام نمود.
حضور حداکثری اعضای شرکت و سهام‌داران به اندازه‌ای اهمّیت دارد که لازم است آگهی دعوت از ایشان در روزنامه منتشر شود. هنگام ثبت صورت‌جلسه تمدید هیئت مدیره و بازرسین، این آگهی نیز جزو مدارکی است که باید در سامانه ارسال شود. ضمن این که در ماده ۹۹ قانون تجارت، موارد خاصی به عنوان تشریفات این دعوت رسمی در نظر گرفته شده که آن موارد نیز باید رعایت شوند.
لازم است فهرستی از نام تمام افراد حاضر در جلسه تهیه شود زیرا در انتها تمامی افراد باید ذیل صورت‌جلسه را تأیید و امضا نمایند. نکته دیگر در مورد این مسئله این است که باید تلاش شود جلسه‌های تمدید هیئت مدیره در چهار ماه اوّل سال تشکیل شود. در غیر اینصورت لازم است مجمع عمومی فوق‌العاده تشکیل شود.
مدارک لازم برای ثبت صورت‌جلسه رسمی تمدید هیئت مدیره و بازرسین
- کپی برابر اصل شناسنامه و کارت ملّی تمام اعضای هیئت مدیره و بازرسین جدید
- کپی آخرین مدرک تحصیلی اعضای هیئت مدیره و بازرسین جدید
- کارت پایان خدمت و گواهی عدم سوء‌پیشینه اعضای هیئت مدیره و بازرسین جدید
- فهرست آخرین سهام‌داران شرکت
- روزنامه تأسیس و یا ثبت تغییرات شرکت
- صورت‌جلسه رسمی تعویض یا تمدید هیئت مدیره که به تأیید تمام اعضای حاضر در جلسه رسیده باشد.
مراحل ثبت مدارک تمدید هیئت مدیره و بازرسین
- نگارش صورت‌جلسه
- تأیید و امضای صورت‌جلسه توسط کلیه اعضا و سهام‌داران شرکت
- مراجعه به سامانه ثبت شرکت ها و ثبت صورت‌جلسه
- بارگذاری مدارک مورد نیاز در سامانه
- پس از تأیید مدارک ارسال شده در سامانه باید مدارک به وسیله پست ارسال شود.
- پس از تأیید پرونده فیزیکی باید به صورت حضوری به اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه شود.
- پرداخت هزینه ثبت تمدید هیئت مدیره
- انتشار آگهی ثبت تمدید هیئت و بازرسین در روزنامه رسمی
هزینه ثبت تمدید هیئت مدیره و بازرسین
ثبت قانونی در هر مرحله‌ای نیاز به پرداخت هزینه مشخصی دارد. برای ثبت تمدید هیئت مدیره و بازرسین نیز هزینه ثبت صورت‌جلسه و هزینه انتشار آگهی در روزنامه رسمی باید پرداخت شود. در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها این هزینه‌ها مشخص شده است.
